Training Organizing Committee Tu-SiWork event

Sabtu 22 dan 23 September 2018, Tu-SiWork mengadakan training untuk beberapa orang yang telah  berhasil melalui  tahapan hingga terpilih menjadi Organizing Committee (OC) event yang akan diadakan Desember mendatang. OC yang dibentuk terdiri dari OC Publikasi dan dokumentasi, OC program dan logistik, OC finance dan governance, OC humas dan partner yang dipimpin oleh Kak Makmum Ashari sebagai Organizing Committee President (OCP). Training diadakan di Confie Café & Co Working Space dengan menghadirkan fasilitator-fasilitator keren yang handal di bidang masing-masing.   

Training ini menjadi bekal dan persiapan untuk OC dalam merencanakan Tu-SiWork event yang akan dilaksanakan.

Ruang training Tu-SiWork event 

Sabtu, 22 September 2018

Kegiatan dimulai sekitar pukul 10.00 WITA dengan perkenalan peserta dipandu oleh kak Ical yang juga volunteer Tu-SiWork. Materi pertama, pengenalan Tu-SiWork dibawakan  oleh kak Citra dari Tu-SiWork. Materi ini memberikan gambaran kepada peserta training mengenai Tu-SiWork, mulai dari tujuan projek tersebut hingga kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dari Januari 2018 hingga saat ini.

Materi kedua dibawakan oleh kakak keren founder Confie Café & Co Working Space,  Jasmadi Zainal yang lebih akrab disapa kak Madi. Materi yang dibawakan kak Madi tentang Personal Goal Setting (PGS) atau perencanaan tujuan yang dimulai dengan merencanakan hingga mengevaluasi penerapannya. Goal setting membantu kita memisahkan hal penting dan hal-hal yang kurang penting atau skala prioritas. Faktor internal dan eksternal mempengaruhi goal setting, misal dari internal adalah kebiasaan sehari-hari yang dibentuk dan dari faktor eksternal adalah lingkungan atau teman kita bergaul.

Materi keren dari kak Madi harus berhenti karena sudah masuk waktu Sholat dan makan siang. Setelah dua materi sebelumnya, peserta makin antusias mengikuti training meski setelah makan siang adalah cobaan karena jam-jam mengantuk.

Materi ketiga dimulai pukul 13.00. Materi mengenai budgeting dibawakan oleh Kak Indah Arifah Febriany yang juga merupakan event manager di ParaDaeng. Kak Riri, memulai training dengan menceritakan beberapa pengalamannya menangani beberapa event besar. Tips menyusun anggaran  dari kak Riri adalah membuat breakdown event, survei harga dan dilanjut dengan menyusun budget event. Menyusun anggaran harus dilakukan step by step mulai dari penetapan lokasi, penentuan konsumsi hingga daftar perlengkapan yang dibutuhkan saat event. Breakdown event mencakup breakdown pengeluaran, pemasukan dan pelunasan. Bagian finance juga harus cermat dalam mengelola keuangan saat event, misal setiap transaksi harus disertakan bukti atau nota tertulis untuk pertanggungjawaban.

Materi dari kak Riri sangat penting bagi OC finance dan governance untuk keperluan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) saat event berakhir. Kak Riri juga menjelaskan mengenai backward planning untuk mengidentifikasi tujuan dan efisiensi mencapai tujuan.

Foto bersama kak Riri

Materi penutup hari pertama, Kak Evi memulai training dengan memberi kertas pada masing-masing peserta dan meminta mereka menuliskan rencana liburan disertai persiapan yang dibutuhkan saat liburan. Masing-masing peserta memiliki tujuan dan tahapan persiapan yang berbeda untuk liburan. Inti dari permainan ini ialah sebelum memulai sesuatu semisal liburan, harus menentukan tujuan. Begitupula dengan event yang akan diadakan Tu-SiWork, harus diketahui tujuannya. Kak Evi kemudian menjelaskan mengenai metode bisnis canvas yang digunakan untuk menyusun sebuah event mulai dari persiapan hingga kegiatan tersebut berlangsung.

Minggu, 23 September 2018

Fasilitator hari ini adalah kakak keren dari Digisaurus. Ada kak Khaerul Umam yang akan membawakan materi mengenai ‘How to Promote’. Sebagai orang yang sudah bergelut lama dalam digital marketing kak Khaerul memaparkan materi sekaligus memberikan contoh nyata mengenai digital marketing yang sangat bermanfaat bagi OC publikasi untuk menyebarluaskan info event Tu-SiWork. Kak Khaerul juga menyampaikan bahwa dalam digital marketing, hal yang tak kalah penting adalah menjadi kreatif untuk menarik minat orang-orang.

Setelah sholat dzuhur, materi mengenai selling dimulai dengan lebih santai sambil makan siang. Fasilitatornya adalah Kak Fadhli, kakak yang tak kalah keren dan berpengalaman di bidangnya. Kak Fadhli menjelaskan mengenai jenis produk yang berupa barang, pelayanan, dan knowledge. Dalam sebuah event, sales process dimulai dengan market research dengan mencari tahu kebutuhan dan person in charge (PIC) orang yang bertanggungjawab menangani hal tertentu dalam instansi sasaran penyebaran proposal pengajuan sponsor. Baik dari financial partner, In-kind partner, media partner, dan learning partner. Langkah kedua dalam market research adalah sales call yaitu menghubungi langsung pihak instansi yang akan dijadikan partner dengan tujuan utama mengadakan kesepakatan meeting. Langkah terakhir dalam sales marketing adalah pengenalan event dan melakukan negosiasi. 

Training dilanjut setelah sholat Ashar dengan sesi tanya jawab. Sesi terakhir dalam training , kak Fadhli dan kak Khaerul meminta masing-masing peserta menentukan satu partner yang akan diajak kerjasama pada event Tu-SiWork. Peserta juga diminta mempresentasikan alasannya memilih instansi untuk partner, kemudian fasilitator memberikan arahan dan beberapa saran kepada para OC untuk event di bulan Desember.

Mengakhiri training Tu-SiWork event dengan foto bersama fasilitator

Terima kasih kepada fasilitator keren yang sudah membagikan banyak ilmu bermanfaat kepada OC event Tu-SiWork selama dua hari. Semoga kakak-kakak OC Tu-SiWork bisa mengaplikasikan ilmu yang diterima selama training untuk event di bulan Desember.

Tetap semangat kakak-kakak.

Tak perlu sempurna untuk bisa berbagi.